MANUAL MUTU SEBUAH PERGURUAN TINGGI
A. PENGERTIAN
Arti manual berarti buku petunjuk praktis tentang sesuatu atau tentang cara kerja suatu alat tertentu (dikutip dari KBBI, offline)
Manual
SPMI-PT adalah dokumentasi tertulis berisi petunjuk praktis mengenai cara, langkah,
atau prosedur tentang bagaimana SPMI-PT dilaksanakan, dievaluasi, dan ditingkatkan
mutunya secara berkelanjutan, oleh pihak-pihak yang bertanggungjawab untuk
melaksanakannya pada semua aras dalam PT.
Dokumen
tertulis Manual SPMI bermanfaat karena berfungsi, antara lain:
- Sebagai pemandu bagi para pejabat struktural dan/atau unit khusus SPMI-PT, maupun dosen serta karyawan non-dosen, dalam melaksanakan SPMI sesuai dengan wewenang dan tugas masing-masing untuk mewujudkan terciptanya budaya mutu.
- sebagai petunjuk bagaimana kriteria, standar, tujuan, atau cita-cita PT yang ditetapkan dalam berbagai standar mutu dapat dicapai dan ditingkatkan mutunya secara berkelanjutan.
- sebagai bukti tertulis bahwa SPMI pada PT yang bersangkutan memang benar dapat (telah siap) dilaksanakan.
Dapat terjadi bahwa
istilah Manual SPMI atau Manual Mutu akan bersinggungan dengan Prosedur Mutu
(Quality Procedure), atau bahkan dengan Kebijakan SPMI atau Kebijakan Mutu (Quality
Policy) apabila Kebijakan SPMI disatukan pendokumentasiannya dengan penulisan tentang
cara bagaimana kebijakan tersebut hendak dilaksanakan.
Hal ini, misalnya,
ditemukan dalam “Quality Assurance Handbook University of Oxford”, “Quality Assurance
Manual University of London”, “Quality Assurance Manual Chinese University of Hong
Kong”, dan beberapa PT lain.
Dalam dokumen manual SPMI ini memuat antara lain:
tujuan atau maksud manual SPMI, luas lingkup manual SPMI; rincian tentang hal yang harus dikerjakan dalam implementasi SPMI oleh pemangku kepentingan internal PT.
Pihak yang bertanggungjawab mengerjakan berbagai hal dalam implementasi SPMI; Uraian tentang bagaimana dan bilamana pekerjaan itu harus dilaksanakan. Rincian formulir/borang/proforma yang harus dibuat dan digunakan dalam implementasi SPMI. Rincian sarana yang digunakan sesuai petunjuk dalam manual SPMI.
B. MANFAAT MANUAL MUTU
a. Memandu para pejabat struktural dan/atau unit SPMI, maupun dosen serta tenaga kependidikan dalam mengimplementasikan SPMI sesuai dengan kewenangan masing-masing.
b. Menunjukkan cara mencapai visi perguruan tinggi yang dijabarkan dalam Standar Dikti yang harus dipenuhi dan ditingkatkan secara berkelanjutan.
c. Membuktikan secara tertulis bahwa SPMI pada perguruan tingi yang bersangkutan dapat dan telah siap dilaksanakan.
C. MACAM MANUAL SPMI-PT
Semua
contoh manual mutu ataupun Prosedur dalam SPMI-PT pada dasarnya berkaitan dengan
pentahapan SPMI pada PT, yaitu:
1. Tahap Penetapan Standar: tahap ketika seluruh
standar dirancang, dirumuskan, hingga disahkan atau ditetapkan oleh pihak yang
berwenang pada PT.
2. Tahap Pelaksanaan Standar (Pemenuhan Standar): tahap
ketika isi seluruh standar mulai dilaksanakan untuk dicapai atau diwujudkan
oleh semua pihak yang bertanggungjawab untuk itu.
3. Tahap Pengendalian Standar: tahap ketika pihak yang
bertanggungjawab melaksanakan standar harus selalu memantau, mengkoreksi bila
terjadi penyimpangan terhadap isi standar atau ketidak-sesuaian antara kondisi
riil dengan isi standar, mengevaluasi, mencatat, melaporkan semua hal tentang
pelaksanaan standar.
4.
Tahap Pengembangan Standar: tahap ketika isi satu,
beberapa, atau seluruh standar harus dievaluasi dan ditingkatkan mutunya secara
berkala dan berkelanjutan.
Buku Manuel SPMI singkatnya memuat tentang petunjuk bagaimana untuk menetapkan, melaksanakan, mengevaluasi, mengendalikan, dan meningkatkan setiap standar.
EmoticonEmoticon